Asian Vehicles Trading S.R.L. – cu sediul în Bucureşti, Sectorul 1, B-dul Expoziţiei, nr. 2, bloc corp C6, Etaj 1, înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. J40/8294/2003 şi având Codul Unic de Înregistrare RO15525610 este importatorul oficial în România al mărcii Mitsubishi (în continuare, „AVT”, „Operatorul” sau „noi”).
Având în vedere prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal („RGPD”), prin această notă de informare vă aducem la cunoștință detalii cu privire la prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal în calitate de client / potențial client (persoană fizică) sau de reprezentant al unui client / potențial client (persoană juridică) al produselor mărcii Mitsubishi (dvs. având calitatea de „Persoană Vizată”).
Colectăm datele dvs. cu caracter personal atunci când interacționați cu Distribuitorii din rețeaua noastră (spre exemplu, când solicitați oferte de produse sau test drive, când achiziționați autovehicule, când accesați service-ul etc.) sau direct cu noi (când faceți o solicitare de ofertă sau test drive către noi, când ne contactați direct în orice alt mod). Aceste situații sunt descrise mai jos, alături de detalii privind prelucrarea datelor dvs.
Realizăm prelucrările de date cu caracter personal indicate mai jos în calitate de operatori. De asemenea, în anumite situații, AVT prelucrează datele dvs. cu caracter personal, în calitate de operator asociat împreună cu
(i) societățile din rețeaua de distribuitori și reparatori autorizați Mitsubishi (denumiți în continuare „Distribuitorii”), ale căror date de identificare le puteți consulta prin accesarea secțiunii Rețea Dealeri din cadrul website-ului www.mitsubishi-motors.ro/;
(ii) producătorul Mitsubishi Motors Corporation, societate cu sediul în Japonia („MMC” sau „Producătorul”), prin reprezentantul său din Europa, Mitsubishi Motors Europe, societate cu sediul social în Țările de Jos, („MME„).
Protecția datelor cu caracter personal reprezintă una dintre preocupările noastre majore. Vă rugăm să citiți cu atenție această notă de informare, întrucât conține informații importante despre cum și de ce colectăm, folosim și divulgăm datele dvs. cu caracter personal. De asemenea, această notă de informare vă explică drepturile în legătură cu datele dvs. cu caracter personal și cum puteți să ne contactați sau să vă adresați autorității de supraveghere.
Pentru orice informații sau solicitări privind prelucrarea datelor dvs. cu caracter personal de către AVT sau pentru exercitarea drepturilor în calitatea dvs. de persoană vizată conform RGPD faţă de AVT, puteți utiliza următoarele date de contact:
Responsabil cu protecția datelor:
Adresă poștală: Şos. Nordului nr. 24-26, sector 1, București – în atenţia DPO
Adresă de e-mail: dataprotection@mitsubishi-motors.ro
Telefon: 021 431 21 49
1. CE DATE CU CARACTER PERSONAL PRELUCRĂM, ÎN CE SCOPURI ŞI ÎN BAZA CĂRUI TEMEI LEGAL?
În calitatea dumneavoastră de Persoană Vizată (client / potențial client al produselor marca Mitsubishi), vă prelucrăm datele cu caracter personal, după cum urmează:
1.A ÎN CALITATEA NOASTRĂ DE OPERATOR
|
Scopul prelucrării |
Date cu caracter personal |
Temeiul legal al prelucrării |
|
|
1. |
Participarea la sondaje de satisfacție Clienți cu privire la produsele si serviciile furnizate de Distribuitori, monitorizarea gradului de mulțumire a Clienților Distribuitorilor în scopul menţinerii şi îmbunătăţirii calităţii serviciilor acestora şi a creşterii gradului de satisfacţie al Clienţilor mărcilor Mitsubishi. Sondajele sunt transmise prin intermediul unei companii specializate în realizarea de sondaje (împuternicit), în numele Asian Vehicles Trading S.R.L și al Mitsubishi Motors Europe B.V. |
Datele de identificare: numele și prenumele, Datele de contact: adresa e-mail. Model autovehicul Serie de șasiu (VIN) |
Consimțământul dvs. exprimat prin completarea formularului dedicat, conform art. 6, alin. (1), lit. a) din RGPD. Mai multe detalii despre prelucrarea datelor personale în scopul transmiterii sondajelor se regăsesc în nota de informare care însoțește formularul de consimțământ. |
|
2. |
Trimiterea de comunicări comerciale/ marketing direct de către AVT sau de către Producător în scopul promovării produselor marca Mitsubishi, imaginii sau evenimentelor Mitsubishi. |
Date de identificare și de contact (nume, prenume, telefon, e-mail, județ) Modelul de autovehicul dorit Informații despre produsele Mitsubishi achiziționate și/sau serviciile utilizate |
Consimţământul dvs. exprimat prin completarea unui formular dedicat, conform art. 6, alin. (1), lit. a) din RGPD. Vă puteți retrage oricând consimțământul acordat, prin mijloacele indicate în formular sau în comunicările comerciale primite. |
|
3. |
Contactarea noastră în orice mod și comunicarea directă cu noi. Soluționarea oricăror cereri și sesizări din partea Persoanelor Vizate și păstrarea dovezilor cu privire la comunicările cu Persoanele Vizate și îndeplinirea obligațiilor AVT. |
Datele de identificare: numele şi prenumele, Datele de contact: adresa e-mail, numărul de telefon. Conținutul comunicărilor. |
Interesul nostru legitim de a menține deschise canale de comunicare cu clienții mărcii Mitsubishi, conform art. 6, alin. (1), lit. f) din RGPD. Interesul nostru legitim de a ne apăra drepturile și interesele și de a dovedi îndeplinirea obligațiilor noastre legale cu privire la gestionarea cererilor transmise de Persoanele Vizate, conform art. 6, alin. (1), lit. f) din RGPD. |
|
4. |
Participarea la evenimentele organizate cu privire la autovehiculele comercializate: Înregistrarea participanților la evenimente Fotografiere |
Nume, prenume, adresă de e-mail, funcție, alte date de identificare în funcție de specificul evenimentului Fotografie |
Interesul nostru legitim de a promova imaginea și produsele Mitsubishi în cadrul evenimentelor, conform art. 6 alin. (1), lit. f) din RGPD. |
|
5. |
Realizarea campaniilor de promovare și comunicarea prin intermediul paginilor noastre în platforme social media: Facebook, Instagram, LinkedIn |
Nume, Prenume și informații vizibile public pe profilul din rețea. Mesaje transmise. |
Interesul nostru legitim de a promova imaginea și produsele Mitsubishi, conform art. 6 alin. (1), lit. f) din RGPD. |
|
6. 1 |
Asigurarea pazei și protecției bunurilor și persoanelor aflate în incintele sediilor/locațiilor noastre prin sistem de supraveghere video la punctele de acces şi în incinte, pe spațiile comune. |
Imaginea (foto, video) |
Interesul legitim de a ne proteja bunurile şi valorile şi pe cele ale Clienţilor noştri, conform art. 6 alin. (1), lit. f) din RGPD și având în vedere cerințele de securitate din Legea nr. 333/2003 cu modificările ulterioare privind paza obiectivelor, bunurilor, valorilor şi protecția persoanelor, conform art. 6 alin. (1), lit. c) din RGPD |
1.B ÎN CALITATE DE OPERATOR ASOCIAT CU DISTRIBUITORII (DEALERI)
|
|
Scopul prelucrării |
Date cu caracter personal |
Temeiul legal al prelucrării |
|
1. |
Preluarea cererilor de ofertă/ test drive prin intermediul site-ului AVT în scopul transmiterii solicitărilor Clienților către Distribuitor/Service (lead). Implementarea de către Importator a formularelor online pentru colectarea datelor potențialilor clienți. Colectarea informațiilor primite în formulare și gestionarea bazei de date de lead-uri. Transmiterea lead-urilor către Distribuitori. |
Date de identificare și de contact (nume, prenume, telefon, e-mail, județ) Modelul de autovehicul dorit Data preferata pentru programare test drive |
Interesul nostru legitim pentru a eficientiza activitatea de gestionare a solicitărilor din partea Clienților și de atribuire a lead-urilor (cereri pentru oferte, test drive etc.) în rețeaua noastră de Distribuitori, conform art. 6 alin. (1), lit. f) din RGPD. |
|
2. |
Încheierea și executarea contractelor de vânzare cu Distribuitorii, cu privire la produsele marca Mitsubishi pe care le-ați achiziționat Verificarea stocurilor şi rezervarea autovehiculului. Înregistrarea contractului de vânzare / a comenzii Clientului Distribuitorului în baza noastră de date. Vânzări prin programul „Rabla” sau alte programe similare. Furnizarea documentelor necesare pentru înmatricularea autovehiculului potrivit art. 12 alin. (1) din O.U.G. nr. 195/2002. Partajarea acestor date cu MMC (producătorul autovehiculelor) și MME (reprezentantul din Europa). |
Date cu caracter personal incluse în documentele de identitate Copii ale documentelor de identitate Datele de contact: adresa e-mail, numărul de telefon Semnătura Date despre autovehicul: serie șasiu VIN. |
Interesul nostru legitim de a onora contractele cu producătorul (MMC) în calitate de importator autorizat în România pentru vânzarea autovehiculelor Mitsubishi, respectiv contractele cu Distribuitorii, pentru vânzarea sau repararea autovehiculelor Mitsubishi, conform art. 6 alin. (1), lit. f) din RGPD. Îndeplinirea obligațiilor legale referitoare la înmatricularea autovehiculului potrivit art. 12 alin. (1) din O.U.G. nr. 195/2002, conform art. 6 alin. (1), lit. b) din RGPD. |
|
3. |
Întocmirea facturilor către Distribuitor, gestionarea plăților și efectuarea înregistrărilor contabile. |
Nume și prenume Detalii despre autovehiculul/ produsele achiziționate Seria de şasiu a autovehiculului |
Interesul nostru legitim de a onora contractele cu Producătorul în calitatea de importator autorizat în România pentru vânzarea autovehiculelor Mitsubishi, respectiv contractele cu Distribuitorii, pentru vânzarea sau repararea autovehiculelor Mitsubishi, conform art. 6 alin. (1), lit. f) din RGPD. Necesitatea îndeplinirii obligațiilor legale cuprinse în Legea contabilității nr. 82/1991, republicată, conform art. 6 alin. (1), lit. c) din RGPD. |
|
4. |
Activare și verificare status garanție Crearea unei baze de date unde poate fi verificat statusul garanției |
Data start garanție VIN (numar unic de identificare autovehicul) Serie sasiu Km parcursi Date de identificare și date de contact (nume, prenume, e-mail) Valoarea devizelor/ intervenţiilor în garanţie Data intervenţiilor, Garanţiile asociate |
Interesul nostru legitim de a urmări comportarea în exploatare a autovehiculului Mitsubishi, conform art. 6 alin. (1), lit. f) din RGPD. Necesitatea îndeplinirii obligațiilor legale cuprinse în OG nr. 21/1992 privind protecţia consumatorilor, republicată și în Legea nr. 363/2007 pentru evitarea practicilor înșelătoare, conform art. 6 alin. (1), lit. c) din RGPD |
|
5. |
Păstrarea istoricului de service în scopul acordării şi a gestionării garanţiilor şi a tuturor defecţiunilor ce pot apărea la autovehiculele Mitsubishi Gestionarea pretențiilor decurgând din garanții Gestionarea reparațiilor complexe Utilizarea portalului pus la dispoziție de MME/MMC pentru gestionarea reclamațiilor în garanție pentru fiecare autovehicul |
Datele de identificare ale autovehiculelor Mitsubishi pe care le deţineţi: datele din cartea de identitate a autovehiculului şi a certificatului de înmatriculare Datele de identificare ale clienților din documentele de achiziție Datele de contact: adresa e-mail, numărul de telefon. |
Interesul nostru legitim de a onora contractele cu Producătorul în calitate de importator autorizat în România pentru vânzarea autovehiculelor Mitsubishi, respectiv contractele cu Distribuitorii, pentru vânzarea sau repararea autovehiculelor Mitsubishi, conform art. 6 alin. (1), lit. f) din RGPD. Interesul nostru legitim de a urmări comportarea în exploatare a autovehiculului Mitsubishi, conform art. 6 alin. (1), lit. f) din RGPD. Interesul nostru legitim de a urmări modul în care au fost efectuate reparațiile complexe, conform art. 6 alin. (1), lit. f) din RGPD. Necesitatea îndeplinirii obligațiilor legale cuprinse în OG nr. 21/1992 privind protecţia consumatorilor, republicată și în Legea nr. 363/2007 pentru evitarea practicilor înșelătoare, conform art. 6 alin. (1), lit. c) din RGPD. Interesul nostru legitim de a comercializa bunuri și servicii conforme, potrivit art. 6 alin. (1), lit. f) din RGPD. |
|
6. |
Verificarea/ auditarea modului în care au fost efectuate reparațiile în baza garanțiilor. Aprobare decontare lucrări de service, efectuate în baza garanției. |
Serie sasiu Km parcursi Data diagnozei Piese utilizate VIN (numar unic de identificare autovehicul) Alte date ale clientului care reies din factura (nume, prenume) |
Interesul nostru legitim de a urmări/audita modul în care au fost efectuate reparațiile în garanție de către Distribuitor, conform art. 6 alin. (1), lit. f) din RGPD. |
|
7. |
Activare serviciului de asistență rutieră gratuită pentru posesorii de autovehicule Mitsubishi Motors în garanție. |
Data start garanție VIN (numar unic de identificare autovehicul) Serie șasiu |
Interesul nostru legitim de a onora contractele cu Distribuitorii, pentru vânzarea autovehiculelor Mitsubishi, conform art. 6 alin. (1), lit. f) din RGPD. |
|
8. |
Gestionarea reclamațiilor/ cererilor adresate de Clienți/ Potențiali Clienți/Utilizatori: Primirea și soluționarea reclamațiilor și cererilor legate de produsele și serviciile marca Mitsubishi Identificarea solicitanților/ reclamanților și păstrarea corespondenței |
Date de identificare: Nume, prenume Date de contact: Adresa de e-mail. număr de telefon Solicitarea adresata Model autovehicul, VIN, Serie sasiu Defectiune autovehicul |
Interesul nostru legitim de a gestiona și răspunde reclamațiilor și cererilor adresate de Clienți/ Potențiali Clienți/Utilizatori, și de a susține Distribuitorii în realizarea acestei activități, conform art. 6 alin. (1), lit. f) din RGPD. |
|
9. 10. 110. |
Gestionarea solicitărilor de obținere a COC (certificate of conformity) |
Nume, prenume Date de identificare din CI Semnatura VIN Serie Sasiu Model autovehicul |
Interesul nostru legitim de a gestiona solicitările Clienților, conform art. 6 alin. (1), lit. f) din RGPD. |
|
10. |
Rechemarea în service a autovehiculelor Mitsubishi pentru care Producătorul decide efectuarea unor modificări sau îmbunătățiri în scopul prevenirii unor situații nedorite: Transmiterea comunicărilor pentru rechemare în service. Colectarea și organizarea informațiilor despre cazurile care necesită rechemare. |
Datele de identificare: numele şi prenumele, Datele de contact: adresa e-mail şi/sau adresa poştală, numărul de telefon; Datele privind autovehiculul: seria VIN, numărul de înmatriculare, modelul, perioada de fabricaţie; Defecțiune autovehicul/ pericol Date privind calitatea faţă de entitatea juridică (societate, fundaţie, asociaţie, PFA, etc.) pe care o reprezentaţi: mandatar, reprezentant legal, angajat, asociat, acţionar, altele. |
Interesul nostru legitim bazat pe necesitatea protejării intereselor vitale ale dumneavoastră sau ale altor persoane fizice, cu ocazia utilizării autovehiculelor Mitsubishi, conform art. 6 alin. (1), lit. f) din RGPD. Interesul legitim al de a comercializa bunuri și servicii conforme, potrivit art. 6 alin. (1), lit. f) din RGPD. Respectarea obligaţiilor legale impuse de normele europene de mediu, potrivit Deciziilor Comisiei Europene |
|
11. 16. |
Realizarea oricăror comunicări de interes public considerate importante de către Producătorul mărcii Mitsubishi sau de către AVT, cum ar fi informări despre siguranța produselor. |
Date de identificare: nume, prenume Date de contact: adresa e-mail, număr de telefon |
Interesul nostru legitim de a transmite comunicări de interes public, potrivit art. 6 alin. (1), lit. f) din RGPD. |
|
12. 17. |
Monitorizarea numărului de vizitatori în showroom-uri. Monitorizarea audienței online care interacționează cu brandul Mitsubishi în România. |
Doar în măsura în care ar reprezenta date cu caracter personal: traficul din showroom-uri, traficul web, și sursele și compoziția acestuia, vizitatorii care revin pe site, sesiunile și caracteristicile lor, ratele de respingere, ratele de clic, lead-urile de vânzare și post-vânzare și, de asemenea, datele de conversie (respectiv informațiile despre comenzi) ale acestor lead-uri |
Interesul nostru legitim de a elabora evidențe statistice privind audiența care interacționează cu produsele marca Mitsubishi, potrivit art. 6 alin. (1), lit. f) din RGPD. Consimțământul persoanelor vizate acordat pentru plasarea modulelor cookies sau alte activități de monitorizare a comportamentului online, conform art. 6 alin. (1), lit. a) din RGPD. |
|
13. |
Raportări și verificări ale Distribuitorilor: Raportări privind analiza alocărilor geografice service
Verificări acordare discount Client Audituri, verificări și inspecții realizare de AVT independent sau în numele Producătorului, pe diverse tematici (IT, calitate, standarde Producător etc.) Accesul la informațiile și documentele Distribuitorului în scop de audit, realizarea de copii de pe informații/documente |
Nume , Prenume Lucrările de service efectuate Serie sașiu, Model autovehicul Orașul/județul de reședință/ domiciliu al clientului in scopul analizei geografice Locație service – Localitatea de domiciliu a clientului. Discount, Preț Date personale din bazele de date / documentele auditate |
Interesul nostru legitim de a efectua verificări privind desfășurarea anumitor activități ale Distribuitorilor, potrivit art. 6 alin. (1), lit. f) din RGPD. Interesul nostru legitim de a audita partenerii noștri din rețeaua de distribuție, potrivit art. 6 alin. (1), lit. f) din RGPD. |
|
14. |
Organizare funcție de Asistență Tehnică pentru a asista rețeaua de Distribuitori cu informații tehnice, diagnosticare, asistență pe teren și cu reclamațiile și/sau întrebările din partea Clienților |
Date de identificare client Date de identificare autovehicul Detalii despre probleme tehnice |
Interesul nostru legitim de a onora contractele cu Distribuitorii, pentru vânzarea sau repararea autovehiculelor Mitsubishi, conform art. 6 alin. (1), lit. f) din RGPD. |
|
15. |
Raportări către Producător Raportarea către producător (MME/MMC) a problemelor grave de calitate și/sau toate defectele majore, defectele legate de siguranță și/sau orice defecte care conduc ulterior la un număr mare de reparații și/sau la costuri ridicate |
Date de identificare client Date de identificare autovehicul Detalii despre probleme |
Interesul nostru legitim de a onora contractele cu Producătorul în calitate de importator autorizat în România pentru vânzarea autovehiculelor Mitsubishi, conform art. 6 alin. (1), lit. f) din RGPD. |
|
16. |
Apărarea drepturilor față de terți Constituirea de dovezi pentru apărarea drepturilor Distribuitorului, AVT sau ale Producătorului în cazul oricăror dispute care implică AVT și/sau Producătorul. |
Date cu caracter personal care pot fi incluse în dosare aferente disputelor |
Interesul nostru legitim de a ne apăra și proteja drepturile față de terți, conform art. 6 alin. (1), lit. f) din RGPD. |
|
17. |
Întocmirea dosarelor pentru încasarea despăgubirilor de la asigurător. Constituirea dovezilor și furnizarea informațiilor pentru încasarea sumelor aferente despăgubirilor, în cadrul schemelor de asigurare care ar implica Distribuitorul și AVT. |
Date cu caracter personal care pot fi incluse în dosarele privind evenimentele asigurate. |
Interesul nostru legitim de a întocmi și gestiona dosarele pentru încasarea despăgubirilor de la asigurător, conform art. 6 alin. (1), lit. f) din RGPD. |
2. SURSA DATELOR CU CARACTER PERSONAL
Colectăm datele dvs. cu caracter personal menționate mai sus din următoarele surse:
· Prin intermediul Distribuitorilor noștri cu care am încheiat acorduri de prelucrare a datelor conform RGPD. Puteți găsi informații suplimentare privind Distribuitorii pe pagina noastră de internet www.mitsubishi-motors.ro, la următorul link: https://www.mitsubishi-motors.ro/retea-dealeri.
· De asemenea, colectarea datelor se poate face şi direct, în contextul relației/ interacțiunilor pe care le aveți cu AVT (spre exemplu, solicitări directe de ofertă, acordarea consimțământului pentru marketing direct, accesarea spațiilor monitorizate CCTV etc.).
· Prin interacțiunea cu site-ul oficial https://www.mitsubishi-motors.ro/ și paginile noastre din rețelele de socializare.
3. CUI DEZVĂLUIM DATELE CU CARACTER PERSONAL?
Depunem toate eforturile pentru a ne asigura că toate entitățile către care divulgăm datele dumneavoastră cu caracter personal le prelucrează în condiții de siguranță și securitate. În cadrul operațiunilor de prelucrare efectuate potrivit celor indicate mai sus, datele dvs. cu caracter personal pot deveni accesibile următoarelor categorii de terți:
3.1. Producătorul Mitsubishi Motors Corporation (MMC) / Mitsubishi Motors Europe (MME) și societățile afiliate din grupul acestora (denumite în continuare, colectiv, „Producătorul”).
Datele dvs. cu caracter personal pot fi transmise Producătorului în următoarele scopuri:
a) gestionarea garanțiilor;
b) rechemarea în service;
c) măsurarea gradului de satisfacție a clienților Distribuitorilor, după interacțiunea cu unul dintre Distribuitorii din rețea;
d) transmiterea de comunicări de marketing (doar în baza consimțământului dumneavoastră);
e) dezvoltarea conceptelor de marketing și determinarea nevoilor de marketing pentru produsele Mitsubishi;
f) pentru optimizarea rețelelor generale de distribuție (transmiterea bazei de date de clienți la încetarea contractului cu unul dintre Distribuitori caz în care alt distribuitor va prelua gestiunea obligațiilor avute de producătorul Mitsubishi față de clienții Distribuitorului inițial);
g) realizarea activităților de raportare și auditare a activității de vânzări pe teritoriul României.
Pentru informații complete despre scopurile în care aceste entităţi prelucrează datele dumneavoastră cu caracter personal, în calitate de operatori de date, vă rugăm să accesați link-urile următoare: Mitsubishi Motors Europe: https://www.mitsubishi-motors-europe.com/privacy-policy.aspx și Mitsubishi Motors Corporation https://www.mitsubishi-motors.com/en/privacy/
3.2. Rețeaua de Distribuitori Mitsubishi
În măsura în care este necesar vom transmite solicitările dvs. către reprezentanții de vânzări din rețeaua noastră de Distribuitori și vom urmări și audita interacțiunea dvs. cu aceștia (solicitări, ofertare, efectuare test drive etc.) în cadrul sistemului nostru de gestionare a activităților de vânzări, cu ajutorul căruia înregistrăm solicitările dvs. online și le atribuim dealerilor.
Fiecare reprezentant din rețeaua de Distribuitori Mitsubishi oferă servicii care pot sprijini un client. Aceștia pot furniza servicii care să permită o gestionare corespunzătoare a relațiilor contractuale la care un proprietar al unui autovehiculului Mitsubishi poate fi parte (în special în legătură cu un contract având ca obiect un autovehicul, piese sau accesorii Mitsubishi, contract de leasing/finanțare, atelier de lucru/ comanda de garanție) sau pot oferi servicii care susțin un client / potențial client al Distribuitorului mărcilor Mitsubishi, de exemplu, în furnizarea de servicii/activități pre-contractuale atunci când se solicită (de exemplu, un test auto sau furnizarea unei oferte).
3.3. Furnizorii de servicii utilizați de Operator, astfel:
a) companii de furnizare de soluții software/ERP/ platforme sau sisteme informatice (spre exemplu, platforme de gestionare și urmărire a procesului de vânzări);
b) furnizori de servicii IT, inclusiv in scopul asigurării securității sisteme/ mentenanță sisteme; servicii de stocare tip cloud,
c) furnizorul sondajelor de satisfacție clienți;
d) societăți de audit, în scopul auditării activității și activelor noastre;
e) furnizorii de servicii de curierat; prestatori de servicii de arhivare;
f) furnizori de servicii de marketing;
g) furnizori de servicii de consultanță în afaceri, furnizori de servicii privind protecția datelor cu caracter personal; servicii de tip prevenirea şi combaterea spălării banilor (AML);
h) furnizori de asistență tehnică;
i) servicii privind gestionarea resurselor umane; servicii financiare, de contabilitate și auditare;
j) consultanții externi cu care colaborează Operatorul (spre exemplu, avocați, notari, contabili, consilieri financiari și alte tipuri de consultanți).
În cazul în care divulgăm datele dvs. cu caracter personal unor terți furnizori de servicii care acționează în calitate de persoane împuternicite de operator conform RGPD, datele divulgate sunt limitate la informațiile minime necesare pentru prestarea respectivelor servicii. Impunem contractual acestor terți furnizori de servicii să nu utilizeze datele dumneavoastră cu caracter personal în niciun alt scop.
3.4. Autorități, publice sau instituții cu competențe în realizarea de inspecții și controale asupra activității și activelor noastre, în virtutea obligațiilor legale, astfel:
Agenția Națională de Administrare Fiscală, pentru depunerea de diverse declarații conform prevederilor legale aplicabile; Ministerul de Finanțe; Direcția Națională Anticorupție; unități ale Ministerului Afacerilor Interne; Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal; Registrul Auto Român, instanțe de judecată, pentru respectarea unei cerințe legale sau pentru protejarea drepturilor și activelor noastre; Alte autorități care ar solicita accesul la datele personale, conform competențelor lor legale.
3.5. Terții achizitori, în măsura în care activitatea noastră ar fi transferată acestora (în totalitate sau parțial), iar datele persoanelor vizate ar fi parte din activele care fac obiectul unei astfel de tranzacții.
4. DURATA DE PĂSTRARE A DATELOR CU CARACTER PERSONAL. CÂT DE MULT LE PĂSTRĂM?
Datele Personale vor fi stocate și păstrate de către Operator pe o perioadă de timp care nu va fi mai mare decât cea necesară pentru scopul în care acestea sunt necesare, sub rezerva unor cerințe legale de stocare pe o perioadă mai lungă.
Estimăm că activitățile de prelucrare detaliate mai sus vor necesita stocarea datelor cu caracter personal pentru următoarele perioade:
|
|
Scop |
Durată* |
|
1 |
Asigurarea pazei și protecției bunurilor și persoanelor |
30 de zile de la colectare |
|
2 |
Verificarea stocurilor și rezervarea autovehiculului. Înregistrarea contractului de vânzare / a comenzii Clientului distribuitorului în baza noastră de date. Activarea garanției în sistemul comun deținut împreună cu producătorul Mitsubishi. Furnizarea documentelor necesare pentru înmatricularea autovehiculului potrivit art. 12 alin. (1) din O.U.G. nr. 195/2002. Activarea serviciului de asistență rutieră gratuită. |
Durata de valabilitate a contractului cu distribuitorul, plus durata de prescripţie de 3 ani, plus durata medie de utilizare (dacă este cazul) sau plus 10 ani. Perioada de păstrare a datelor înscrise pe orice document care face parte din documentele contractului constituie documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară şi se păstrează în arhivă timp de 10 ani, cu începere de la data încheierii ultimului exerciţiu financiar în cursul căruia au fost întocmite, dar nu mai devreme de încetarea contractului care a stat la baza emiterii lor. Obligaţia legală de păstrare este conform art. 25 alin. (1) din Legea contabilității nr. 82/1991 , republicată, cu modificările ulterioare, (10 ani de la data încheierii ultimului exerciţiu financiar al anului de încetare a contractului cu furnizorul serviciului) plus durata de prescripţie de 3 ani. |
|
3 |
Întocmirea facturilor către distribuitor, gestionarea plăților și efectuarea înregistrărilor contabile. |
Durata contractului cu distribuitorul, plus perioada de păstrare de 10 ani, plus perioada de prescripţie de 3 ani. |
|
4 |
Păstrarea istoricului de service în scopul acordării şi a gestionării garanțiilor şi a tuturor defecțiunilor ce pot apărea la autovehiculele Mitsubishi. |
Perioada medie de utilizare a autovehiculului, inclusiv în cazul reparaţiilor service, plus 10 ani, plus 3 ani. |
|
5 |
Realizarea înregistrărilor contabile. Pentru realizarea auditului distribuitorilor noștri. |
Durata contractului cu distribuitorul, plus perioada de păstrare de 10 ani, plus perioada de prescripţie de 3 ani. |
|
6 |
Reofertarea unor produse similare sau accesorii ale acestora |
Pe o perioadă de 5 ani, cu reînnoirea acordurilor de marketing. |
|
7 |
Datele pentru monitorizarea gradului de satisfacţie a clienţilor |
O perioadă de 3 ani de la cumpărare sau ultima prezenţă în service (de la ultimul contact cu un distribuitor). |
*Cu excepția cazului în care este necesar să fie protejate interesele noastre legitime sau intervin modificări legislative ale obligațiilor legale de păstrare. În astfel de cazuri, vom acționa conform legii, inclusiv în ceea ce privește informarea dumneavoastră.
Odată ce perioada de prelucrare indicată mai sus expiră și nu mai avem motive legale sau legitime pentru a vă prelucra datele cu caracter personal, datele vor fi șterse/distruse în conformitate cu legea şi procedurile noastre interne, care pot implica arhivarea anonimizată sau distrugerea acestora.
5. TRANSFERUL DATELOR CU CARACTER PERSONAL ÎN AFARA SPAȚIULUI ECONOMIC EUROPEAN
În general prelucram datele dvs. personale în cadrul Spațiului Economic European (SEE) și nu transferăm sau divulgăm datele personale terților din afara SEE, cu excepția situațiilor indicate mai jos. Serverele noastre sunt găzduite în România, în Cloud Germania și Olanda.
Datele cu caracter personal prelucrate prin intermediul site-ului nostru, precum și cele partajate cu MME și MMC sunt transferate în Japonia, țară care asigură un nivel adecvat de protecție conform Deciziei Comisiei Europene de punere în aplicare (UE) 2019/419 din 23 ianuarie 2019.
În cazul în care informațiile pe care ni le furnizați vor fi divulgate unor furnizori sau alți terți (conform categoriilor indicate mai sus) din țări din afara SEE, vom lua măsurile adecvate pentru a ne asigura că datele dvs. personale sunt utilizate în conformitate cu aceasta informare și că sunt luate masurile de securitate necesare. Astfel de măsuri includ, după caz, garanția reprezentată de o decizie de adecvare emisă de Comisia Europeană (CE) sau încheierea clauzelor contractuale standard aprobate de Comisia Europeană, ori alte instrumente similare, conform legislației aplicabile.
6. CE SE ÎNTÂMPLĂ DACĂ REFUZAȚI SĂ NE FURNIZAȚI DATELE DVS. PERSONALE
Prelucrarea datelor cu caracter personal conform acestei note de informare este necesară pentru scopurile prezentate detaliat în secțiunea 1 de mai sus.
Refuzul furnizării datelor personale referitoare la achiziționarea produselor marca Mitsubishi și a activităților conexe (facturare, garanții, reperații, verificarea stocurilor, rezervarea autovehiculelor etc.) duce la imposibilitatea furnizării respectivelor produse de către Distribuitori și de către AVT. Acolo unde furnizarea unui serviciu sau accesul într-un anumit spațiu depinde de prelucrarea datelor dvs. personale, refuzul transmiterii datelor duce la imposibilitatea prestării respectivului serviciu sau a acordării accesului.
În cazurile în care datele dvs. cu caracter personal sunt prelucrate în temeiul consimțământului dvs., refuzul acordării consimțământului nu afectează posibilitatea dvs. de a beneficia de produsele și serviciile solicitate.
7. SECURITATEA PRELUCRĂRII DATELOR PERSONALE
Evaluăm și actualizăm constant măsurile de securitate implementate pentru a asigura o prelucrare a datelor cu caracter personal în condiții de siguranță și securitate conform RGPD. Depunem în mod continuu eforturi rezonabile pentru a proteja datele cu caracter personal aflate în posesia sau sub controlul nostru prin stabilirea unor măsuri rezonabile de securitate în vederea prevenirii accesării, colectării, utilizării, divulgării, copierii, modificării sau ștergerii neautorizate a datelor, precum și a altor riscuri similare.
8. DREPTURILE DVS. ÎN CALITATE DE PERSOANĂ VIZATĂ ÎN CEEA CE PRIVEȘTE PRELUCRAREA DATELOR
În contextul prelucrării datelor dumneavoastră cu caracter personal, aveți următoarele drepturi:
a. Dreptul de acces la datele cu caracter personal prelucrate: aveți dreptul de a obține confirmarea faptului că datele dumneavoastră cu caracter personal sunt sau nu prelucrate de noi și, în caz afirmativ, de a avea acces la tipul de date cu caracter personal și condițiile în care sunt prelucrate, prin adresarea unei cereri în acest sens;
b. Dreptul de a solicita rectificarea datelor cu caracter personal: aveți posibilitatea de a ne solicita, prin adresarea unei cereri în acest sens, rectificarea datelor cu caracter personal inexacte, respectiv completarea datelor incomplete.
c. Dreptul de a solicita ștergerea datelor dumneavoastră cu caracter personal în cazul în care (i) datele nu mai sus necesare în scopul inițial (și nu există un nou scop legal), (ii) temeiul juridic al prelucrării este consimțământul persoanei vizate, persoana vizată își retrage consimțământul și nu există alt temei legal, (iii) persoana vizată își exercită dreptul de a se opune, iar operatorul nu are motive legitime care să prevaleze pentru a continua prelucrarea, (iv) datele au fost prelucrate ilegal, (v) ștergerea este necesară pentru conformarea cu legislația UE sau legislația română sau (vi) datele au fost colectate în legătură cu servicii ale societății informaționale oferite copiilor (dacă este cazul), când se aplică cerințe specifice cu privire la consimțământ;
Putem refuza cererea de ștergere a datelor în următoarele situații: (i) prelucrarea este necesară pentru respectarea unei obligații legale aplicabile; de exemplu, dacă cererea de ştergere vizează date cu caracter personal referitoare la persoana vizată care au fost furnizate de către aceasta în vederea executării unui contract, în măsura în care şi atât timp cât datele respective sunt necesare pentru executarea contractului, pentru îndeplinirea unei obligaţii legale sau pentru alte scopuri legitime; (ii) prelucrarea este necesară în scopuri de arhivare în interes public, în scopuri de cercetare științifică sau istorică ori în scopuri statistice, în condițiile RGPD, în măsura în care exercitarea dreptului poate face imposibilă sau poate să afecteze în mod grav realizarea obiectivelor prelucrării respective; (iii) prelucrarea este necesară pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță.
d. Dreptul de a solicita restricționarea prelucrării: aveți dreptul de a obține restricționarea prelucrării în cazurile în care: (i) considerați că datele cu caracter personal prelucrate sunt inexacte, pentru o perioadă care să ne permită să verificăm exactitatea datelor cu caracter personal; (ii) prelucrarea este ilegală, dar nu doriți să vă ștergem datele cu caracter personal, ci să restrângem utilizarea acestor date; (iii) în cazul în care nu mai avem nevoie de datele dumneavoastră cu caracter personal în scopurile menționate mai sus, însă dumneavoastră aveți nevoie de date pentru a constata, exercita sau apăra un drept în instanță; sau (iv) v-ați opus prelucrării, pentru intervalul de timp în care să verificăm dacă temeiurile noastre legitime prevalează asupra drepturilor persoanei vizate;
e. Dreptul de a vă retrage consimțământul cu privire la prelucrare, atunci când prelucrarea are la bază consimțământul, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate până în momentul respectiv;
f. Dreptul de a vă opune cu privire la prelucrarea datelor din motive legate de situația particulară în care vă aflați, atunci când prelucrarea se întemeiază pe interes legitim, precum și de a vă opune, în orice moment, prelucrării datelor în scopuri de marketing direct, inclusiv crearea de profiluri;
g. Dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automatizată, inclusiv crearea de profiluri, care produce efecte juridice care vă privesc sau vă afectează în mod similar într-o manieră semnificativă;
h. Dreptul la portabilitatea datelor, înseamnă dreptul de a vă primi datele cu caracter personal pe care ni le-ați furnizat într-o formă structurată, utilizată în mod curent și care poate fi citită automat, precum și dreptul de a transfera respectivele date către un alt operator, în cazul în care prelucrarea se bazează pe consimțământul dumneavoastră sau executarea unui contract și este efectuată prin mijloace automate;
i. Dreptul de a depune plângere la instanță și/sau în faţa Autorității Naţionale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (sediu: București, Bdul Gen. Gheorghe Magheru nr. 28-30, sector 1, CP 010336; telefon: +40.318.05.92.11, fax: +40.318.05.96.02 email: anspdcp@dataprotection.ro, website: www.dataprotection.ro).
Data de la care devine aplicabilă această notă de informare: 18.05.2023
